Учет ГСМ по топливным картам
Горюче-смазочные материалы (ГСМ) – вид производственных запасов, к которым относится топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ,
сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные, охлаждающие).
Топливная карта - микропроцессорная небанковская
пластиковая карта с ПИН-кодом и чипом, которая является носителем
информации об установленных лимитах, количестве и ассортименте нефтепродуктов и сопутствующих услуг и/или количестве денежных
средств, в пределах которых на АЗС можно получить нефтепродукты и сопутствующие услуги.
Чтобы приобретать топливо по картам, компания заключает договор с поставщиком топлива (это может быть процессинговый центр, который
выступает в роли эмитента топливной карты и действует по договорам комиссии с собственниками топлива). В зависимости от условий договора
топливная карта может передаваться организации и
обслуживаться бесплатно или за определенную плату.
Организация может иметь в своем распоряжении несколько топливных карт. На каждую отдельную карту ни деньги, ни литры не зачисляются. Информация у
поставщика хранится в целом по всей организации-покупателе, а топливная карта представляет собой техническое средство для получения топлива и услуг на АЗС
отдельными водителями.
Поставка топлива производится путем его выборки на АЗС поставщика (список АЗС обычно приводится в приложении к договору). При этом выдается
чек о произведенной заправке, который водитель прикладывает к путевому листу. По денежным топливным картам топливо и услуги можно получить в
пределах лимита предоплаченной суммы, по литровым – в пределах лимита предоплаченного количества топлива и дополнительных услуг по действующей
на дату предоплаты (выставления счета) цене.
Топливные карты бывают лимитированные и нелимитированные. По лимитированной карте установлен лимит (ограничение в
литрах или в пределах определенной суммы денежных средств)
в сутки или за месяц. По нелимитированной карте таких ограничений нет, можно выбрать все литры или всю сумму на карте за один
раз или выбирать их постепенно.
В оговоренный в договоре срок (в конце месяца или чаще) поставщик топлива предоставляет организации отчет (реестр) о заправленном за период топливе,
а также закрывающие документы (накладная и счет-фактура).
Топливные карты в организации закрепляются либо за водителем, либо за автомобилем.
Топливные карты со сроком использования не более 12 месяцев, приобретенные за плату,
удовлетворяют условиям признания запасов и принимаются к учету по фактической
стоимости приобретения без учета НДС (п. 9,
п. 11,
п. 12 ФСБУ 5/2019). Обычно учитывают
приобретенные топливные карты на счете 10.9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности"
или 10.06 "Прочие материалы". При передаче карты в эксплуатацию
(выдаче водителю или закреплении за автомобилем) ее стоимость единовременно относится на расходы по обычным видам деятельности и
списывается в дебет счетов затрат (Дт 20, 23, 26, 44 и др.)
(п. 5,
п. 16,
п. 18 ПБУ 10/99). Если топливная карта будет использоваться для
управленческих нужд, то ее стоимость можно списать в расходы сразу в момент
приобретения (абз. 3 п. 2 ФСБУ 5/2019).
Аналогично в момент приобретения можно списывать стоимость топливных карт со сроком использования более 12 месяцев,
поскольку под категорию запасов они не подпадают (п. 5 ФСБУ 6/2020).
Для обеспечения сохранности топливных карт их учет может быть организован на забалансовом
счете, например, МЦ.04 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации". Аналитический учет можно вести в разрезе каждой
карты по номеру, а также закрепить каждую карту за автомобилем или за водителем. Списание карты с забалансового счета производится в случае
ее утраты или расторжения договора с топливной компанией.
Топливные карты, предоставленные организации
поставщиком топлива без дополнительной оплаты, не могут считаться безвозмездно
полученными, поскольку передаются в рамках договора на поставку топлива с
использованием топливных карт и их передача является обязательным условием
такого договора. При этом топливные карты могут являться собственностью
организации, которая их выпустила, или принадлежать организации, которой они
переданы в соответствии с договорам поставки топлива. Соответственно, топливные
карты, полученные без дополнительной оплаты их стоимости, учитываются только за
балансом.
В похожей ситуации Минфин России давал разъяснения в
отношении транспортных карт для бюджетных организаций в письме от 02.10.2018 №
02-07-10/70752. Ситуация с топливными картами аналогична.
ГСМ относятся к запасам организации (пп. "а" п. 3 ФСБУ 5/2019).
Запасы принимаются к учету по фактической стоимости приобретения без учета НДС
(п. 9,
п. 11,
п. 12 ФСБУ 5/2019). Поступление ГСМ на
дату фактического получения топлива отражается по дебету субсчета 10.03 "Топливо" по каждому виду топлива в корреспонденции со
счетом 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" с выделением НДС на счете 19 "НДС по приобретенным ценностям".
В общем случае (если иное не установлено договором) право собственности на топливо переходит к организации в момент его фактического
получения, т. е. при заправке топлива в бак автомобиля. Оприходование топлива может производиться организацией, которая является держателем
топливных карт, на основании отгрузочных документов на дату получения таких документов от поставщика (например, на последнее число месяца)
либо по схеме неотфактурованных поставок на основании чеков о произведенных заправках.
Фактический расход топлива определяется на основании данных о пробеге автомобиля из путевых листов. Если топливо приходуется на основании
поступивших от поставщика топлива документов (сроки предоставления документов указываются в договоре), то сводные отчеты по путевым листам
оформляются с такой же периодичностью.
Законодательно нормирование расходов на ГСМ не предусмотрено, но организация может сама установить нормы расхода топлива приказом
руководителя. При этом можно руководствоваться распоряжением Минтранса России
от 14.03.2008 № АМ-23-р или нормами, указанными в инструкции по
эксплуатации автомобиля.
Если нормы не установлены, то фактический расход топлива на основании путевых листов списывается в расходы по обычным видам деятельности
(Дт 20, 23, 26, 44 и др. Кт 10.03). Если в учетной политике организации предусмотрено использование норм расхода ГСМ, то сумма
израсходованного топлива в пределах норм относится на расходы по обычным видам деятельности, а сверх норм включается в состав прочих
расходов (Дт 91.02 Кт 10.03).
Порядок учета топливных карт и полученного по ним топлива закрепляется в
учетной политике организации (п. 7 ПБУ 1/2008).
Стоимость топливной карты может включаться в состав материальных расходов
(пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ)
или в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией
(пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Право собственности на топливо переходит от продавца к покупателю на АЗС в момент
залива топлива в бак транспортного средства или иную соответствующую емкость.
Заправка топлива в бак автомобиля на основании чека учетного терминала АЗС только подтверждает факт приобретения
топлива, но не
подтверждает факт использования топлива определенным автомобилем для определенных целей (письмо УФНС России по г. Москве
от 30.06.2010 № 16-15/068679@).
Расходы на приобретение ГСМ организация вправе учитывать в составе материальных расходов
(пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) либо в составе прочих расходов, связанных с
производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта
(пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме, если они экономически обоснованы,
документально подтверждены и произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода
(п. 1 ст. 252 НК РФ,
письмо Минфина России от 24.09.2024 № 03-03-06/1/91832).
Документальным подтверждением расхода ГСМ является путевой лист.
Следует помнить, что если организация самостоятельно разработала нормы расхода ГСМ для бухгалтерского и налогового учета и при этом фактический
расход топлива превышает норматив, обосновать экономическую
целесообразность сверхнормативных расходов не удастся (письма Минфина
России от 24.09.2024 № 03-03-06/1/91832,
от 22.03.2019 № 03-03-07/19283).
НДС к вычету по приобретенным ГСМ покупатель принимает в общеустановленном порядке на основании счета-фактуры поставщика
(п. 2 ст. 171 НК РФ,
п. 1 ст. 172 НК РФ).
Для обеспечения сохранности топливных карт можно самостоятельно разработать книгу учета движения пластиковых топливных карт.
Документальным подтверждением получения топлива покупателем является пакет документов – товарная накладная, счет-фактура, реестр произведенных
заправок и прочее. Периодичность обмена документами может быть предусмотрена договором между покупателем и поставщиком ГСМ.
Основным документом, подтверждающим списание ГСМ, является путевой лист, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и
производственный характер маршрута движения автомобиля. Организация может использовать унифицированную
форму путевого листа № 3, утв. постановлением Госкомстата России от
28.11.1997 № 78, только при условии внесения в нее всех необходимых реквизитов, перечисленных в приказе Минтранса России
от 11.09.2020 № 368. Поскольку в унифицированную форму
добавлялись новые реквизиты, ее необходимо утвердить в качестве первичного документа в своей учетной политике. Также можно разработать свою
форму путевого листа (в соответствии со статьей 9 Федерального закона
от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
В программе для отражения поступления топливных карт и ГСМ используется документ "Поступление (акты, накладные,
УПД)" с видом операции "Товары (накладная, УПД)" (раздел "Покупки").
Передача карты в использование оформляется документом "Передача материалов в
эксплуатацию" (раздел "Склад"), учет ГСМ в расходах – документом "Расход материалов" с видом операции "Использование
материалов" (раздел "Склад" – "Расход материалов (Требования-накладные)").
Пошаговая инструкция:
сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные, охлаждающие).
Топливная карта - микропроцессорная небанковская
пластиковая карта с ПИН-кодом и чипом, которая является носителем
информации об установленных лимитах, количестве и ассортименте нефтепродуктов и сопутствующих услуг и/или количестве денежных
средств, в пределах которых на АЗС можно получить нефтепродукты и сопутствующие услуги.
Чтобы приобретать топливо по картам, компания заключает договор с поставщиком топлива (это может быть процессинговый центр, который
выступает в роли эмитента топливной карты и действует по договорам комиссии с собственниками топлива). В зависимости от условий договора
топливная карта может передаваться организации и
обслуживаться бесплатно или за определенную плату.
Организация может иметь в своем распоряжении несколько топливных карт. На каждую отдельную карту ни деньги, ни литры не зачисляются. Информация у
поставщика хранится в целом по всей организации-покупателе, а топливная карта представляет собой техническое средство для получения топлива и услуг на АЗС
отдельными водителями.
Поставка топлива производится путем его выборки на АЗС поставщика (список АЗС обычно приводится в приложении к договору). При этом выдается
чек о произведенной заправке, который водитель прикладывает к путевому листу. По денежным топливным картам топливо и услуги можно получить в
пределах лимита предоплаченной суммы, по литровым – в пределах лимита предоплаченного количества топлива и дополнительных услуг по действующей
на дату предоплаты (выставления счета) цене.
Топливные карты бывают лимитированные и нелимитированные. По лимитированной карте установлен лимит (ограничение в
литрах или в пределах определенной суммы денежных средств)
в сутки или за месяц. По нелимитированной карте таких ограничений нет, можно выбрать все литры или всю сумму на карте за один
раз или выбирать их постепенно.
В оговоренный в договоре срок (в конце месяца или чаще) поставщик топлива предоставляет организации отчет (реестр) о заправленном за период топливе,
а также закрывающие документы (накладная и счет-фактура).
Топливные карты в организации закрепляются либо за водителем, либо за автомобилем.
Бухгалтерский учет
Топливные карты со сроком использования не более 12 месяцев, приобретенные за плату,
удовлетворяют условиям признания запасов и принимаются к учету по фактической
стоимости приобретения без учета НДС (п. 9,
п. 11,
п. 12 ФСБУ 5/2019). Обычно учитывают
приобретенные топливные карты на счете 10.9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности"
или 10.06 "Прочие материалы". При передаче карты в эксплуатацию
(выдаче водителю или закреплении за автомобилем) ее стоимость единовременно относится на расходы по обычным видам деятельности и
списывается в дебет счетов затрат (Дт 20, 23, 26, 44 и др.)
(п. 5,
п. 16,
п. 18 ПБУ 10/99). Если топливная карта будет использоваться для
управленческих нужд, то ее стоимость можно списать в расходы сразу в момент
приобретения (абз. 3 п. 2 ФСБУ 5/2019).
Аналогично в момент приобретения можно списывать стоимость топливных карт со сроком использования более 12 месяцев,
поскольку под категорию запасов они не подпадают (п. 5 ФСБУ 6/2020).
Для обеспечения сохранности топливных карт их учет может быть организован на забалансовом
счете, например, МЦ.04 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации". Аналитический учет можно вести в разрезе каждой
карты по номеру, а также закрепить каждую карту за автомобилем или за водителем. Списание карты с забалансового счета производится в случае
ее утраты или расторжения договора с топливной компанией.
Топливные карты, предоставленные организации
поставщиком топлива без дополнительной оплаты, не могут считаться безвозмездно
полученными, поскольку передаются в рамках договора на поставку топлива с
использованием топливных карт и их передача является обязательным условием
такого договора. При этом топливные карты могут являться собственностью
организации, которая их выпустила, или принадлежать организации, которой они
переданы в соответствии с договорам поставки топлива. Соответственно, топливные
карты, полученные без дополнительной оплаты их стоимости, учитываются только за
балансом.
В похожей ситуации Минфин России давал разъяснения в
отношении транспортных карт для бюджетных организаций в письме от 02.10.2018 №
02-07-10/70752. Ситуация с топливными картами аналогична.
ГСМ относятся к запасам организации (пп. "а" п. 3 ФСБУ 5/2019).
Запасы принимаются к учету по фактической стоимости приобретения без учета НДС
(п. 9,
п. 11,
п. 12 ФСБУ 5/2019). Поступление ГСМ на
дату фактического получения топлива отражается по дебету субсчета 10.03 "Топливо" по каждому виду топлива в корреспонденции со
счетом 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" с выделением НДС на счете 19 "НДС по приобретенным ценностям".
В общем случае (если иное не установлено договором) право собственности на топливо переходит к организации в момент его фактического
получения, т. е. при заправке топлива в бак автомобиля. Оприходование топлива может производиться организацией, которая является держателем
топливных карт, на основании отгрузочных документов на дату получения таких документов от поставщика (например, на последнее число месяца)
либо по схеме неотфактурованных поставок на основании чеков о произведенных заправках.
Фактический расход топлива определяется на основании данных о пробеге автомобиля из путевых листов. Если топливо приходуется на основании
поступивших от поставщика топлива документов (сроки предоставления документов указываются в договоре), то сводные отчеты по путевым листам
оформляются с такой же периодичностью.
Законодательно нормирование расходов на ГСМ не предусмотрено, но организация может сама установить нормы расхода топлива приказом
руководителя. При этом можно руководствоваться распоряжением Минтранса России
от 14.03.2008 № АМ-23-р или нормами, указанными в инструкции по
эксплуатации автомобиля.
Если нормы не установлены, то фактический расход топлива на основании путевых листов списывается в расходы по обычным видам деятельности
(Дт 20, 23, 26, 44 и др. Кт 10.03). Если в учетной политике организации предусмотрено использование норм расхода ГСМ, то сумма
израсходованного топлива в пределах норм относится на расходы по обычным видам деятельности, а сверх норм включается в состав прочих
расходов (Дт 91.02 Кт 10.03).
Порядок учета топливных карт и полученного по ним топлива закрепляется в
учетной политике организации (п. 7 ПБУ 1/2008).
Налоговый учет
Стоимость топливной карты может включаться в состав материальных расходов
(пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ)
или в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией
(пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Право собственности на топливо переходит от продавца к покупателю на АЗС в момент
залива топлива в бак транспортного средства или иную соответствующую емкость.
Заправка топлива в бак автомобиля на основании чека учетного терминала АЗС только подтверждает факт приобретения
топлива, но не
подтверждает факт использования топлива определенным автомобилем для определенных целей (письмо УФНС России по г. Москве
от 30.06.2010 № 16-15/068679@).
Расходы на приобретение ГСМ организация вправе учитывать в составе материальных расходов
(пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) либо в составе прочих расходов, связанных с
производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта
(пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме, если они экономически обоснованы,
документально подтверждены и произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода
(п. 1 ст. 252 НК РФ,
письмо Минфина России от 24.09.2024 № 03-03-06/1/91832).
Документальным подтверждением расхода ГСМ является путевой лист.
Следует помнить, что если организация самостоятельно разработала нормы расхода ГСМ для бухгалтерского и налогового учета и при этом фактический
расход топлива превышает норматив, обосновать экономическую
целесообразность сверхнормативных расходов не удастся (письма Минфина
России от 24.09.2024 № 03-03-06/1/91832,
от 22.03.2019 № 03-03-07/19283).
НДС к вычету по приобретенным ГСМ покупатель принимает в общеустановленном порядке на основании счета-фактуры поставщика
(п. 2 ст. 171 НК РФ,
п. 1 ст. 172 НК РФ).
Документальное оформление
Для обеспечения сохранности топливных карт можно самостоятельно разработать книгу учета движения пластиковых топливных карт.
Документальным подтверждением получения топлива покупателем является пакет документов – товарная накладная, счет-фактура, реестр произведенных
заправок и прочее. Периодичность обмена документами может быть предусмотрена договором между покупателем и поставщиком ГСМ.
Основным документом, подтверждающим списание ГСМ, является путевой лист, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и
производственный характер маршрута движения автомобиля. Организация может использовать унифицированную
форму путевого листа № 3, утв. постановлением Госкомстата России от
28.11.1997 № 78, только при условии внесения в нее всех необходимых реквизитов, перечисленных в приказе Минтранса России
от 11.09.2020 № 368. Поскольку в унифицированную форму
добавлялись новые реквизиты, ее необходимо утвердить в качестве первичного документа в своей учетной политике. Также можно разработать свою
форму путевого листа (в соответствии со статьей 9 Федерального закона
от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Учет в программе "1С:Бухгалтерия 8"
В программе для отражения поступления топливных карт и ГСМ используется документ "Поступление (акты, накладные,
УПД)" с видом операции "Товары (накладная, УПД)" (раздел "Покупки").
Передача карты в использование оформляется документом "Передача материалов в
эксплуатацию" (раздел "Склад"), учет ГСМ в расходах – документом "Расход материалов" с видом операции "Использование
материалов" (раздел "Склад" – "Расход материалов (Требования-накладные)").
Пошаговая инструкция:
