Авансовый отчет по командировке на территории РФ
Внимание
С 01.09.2025 вступает в силу Положение об особенностях направления
работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501. Ранее применявшееся
Положение, утв. постановлением
Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, утрачивает силу. Положения нового документа практически аналогичны положениям
предыдущего и не влияют на описанный в статье порядок бухгалтерского и налогового учета операций.
Порядок направления работников в служебные командировки определен
гл. 24 ТК РФ и
Положением о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.
Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы
(ст. 166 ТК РФ).
Работнику при направлении в командировку на территорию РФ возмещаются
(ст. 168 ТК РФ,
п. 11 Положения о командировках):
Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом
организации (ст. 168 ТК РФ).
Порядок выплаты суточных при командировках по территории РФ.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности), среднего заработка за период нахождения
в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути
(ст. 167 ТК РФ,
п. 9 Положения о командировках).
По возвращении из командировки работник в течение трех рабочих дней обязан предоставить работодателю авансовый отчет об израсходованных
в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему авансу на командировочные расходы с приложением подтверждающих расходы
документов (п. 26 Положения о командировках).
Подробнее о направлении работников в командировки см.
здесь.
Денежные средства, выданные организацией под отчет работникам, расходом не признаются, т.к. не соответствуют критериям признания расходов, установленным
п. 2 ПБУ 10/99,
и отражаются в составе дебиторской задолженности.
В общем случае расходы на служебные командировки работников (в т.ч. суточные) учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности
на дату утверждения авансового отчета
(п. 5,
7,
16,
18 ПБУ 10/99).
При этом затраты, связанные с оплатой услуг кредитных организаций, относятся к прочим расходам
(п. 11 ПБУ 10/99).
Расходы на командировку включаются в стоимость активов - капитальных вложений (а впоследствии - основных средств, нематериальных активов),
запасов, финансовых вложений, если такая командировка непосредственно связана с приобретением, созданием соответствующего актива
(п. 5,
пп. "з" п. 10,
пп. "ж" п. 16,
п. 18 ФСБУ 26/2020,
п. 3,
10,
пп. "е" п. 11,
пп. "б" п. 18 ФСБУ 5/2019,
п. 13 ФСБУ 14/2022,
п. 4,
12 ФСБУ 6/2020,
п. 2,
9 ПБУ 19/02).
Выдача под отчет денежных средств и возврат их в кассу (на расчетный счет) организации не признается расходом или доходом организации для целей
учета налога на прибыль.
В целях исчисления налога на прибыль командировочные расходы признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на дату
утверждения авансового отчета при условии их обоснованности и документального подтверждения
(пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ,
пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Расходы на командировку могут учитываться в составе затрат на приобретение основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов,
если она связана с их приобретением (п. 1 ст. 257,
п. 3 ст. 257,
п. 2 ст. 254 НК РФ).
В командировочные расходы при условии их обоснованности и документального подтверждения включаются
(п. 1 ст. 252 НК РФ,
пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина РФ от 15.01.2019 № 03-03-06/1456,
от 17.01.2019 № 03-03-07/1837):
Вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы
на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), признаваемым в целях налога на прибыль организаций
(п. 7 ст. 171 НК РФ). НДС по ним принимается к вычету на основании счетов-фактур
и подтверждающих фактическую уплату налога документов (в том числе кассового чека с выделенной суммой НДС) либо на основании иных документов – бланков строгой
отчетности с выделенной отдельной строкой суммой НДС (билет, маршрут-квитанция (контрольный купон) электронного билета, БСО гостиницы)
(п. 1 ст. 172 НК РФ,
п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением Правительства РФ
от 26.12.2011 № 1137, письмо ФНС России от 09.01.2017 № СД-4-3/2@, письма
Минфина России от 10.10.2024 № 03-07-11/98634,
от 14.02.2022 № 03-04-06/9883).
Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами возмещаемые работнику командировочные расходы
(п. 1 ст. 217 НК РФ,
п. 2 ст. 422 НК РФ):
Сверхнормативные суточные и документально не подтвержденные расходы на проживание (превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. для
командировок за границу), а также другие расходы, не подтвержденные документально и (или) не поименованные в
п. 1 ст. 217 НК РФ,
облагаются НДФЛ. Для целей исчисления НДФЛ датой фактического получения доходов по командировочным расходам является последний день месяца, в котором утвержден
авансовый отчет после возвращения работника из командировки
(пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Аналогичным образом сверхнормативные суточные и другие расходы, не подтвержденные документально (включая расходы на проживание в полном объеме) и
(или) не поименованные в
п. 2 ст. 422 НК РФ,
облагаются страховыми взносами.
Операции, связанные с командировкой на территории РФ, отражаются документами:
Пошаговая инструкция:
С 01.09.2025 вступает в силу Положение об особенностях направления
работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501. Ранее применявшееся
Положение, утв. постановлением
Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, утрачивает силу. Положения нового документа практически аналогичны положениям
предыдущего и не влияют на описанный в статье порядок бухгалтерского и налогового учета операций.
Порядок направления работников в служебные командировки определен
гл. 24 ТК РФ и
Положением о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.
Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы
(ст. 166 ТК РФ).
Работнику при направлении в командировку на территорию РФ возмещаются
(ст. 168 ТК РФ,
п. 11 Положения о командировках):
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя (расходы на телефонную связь, представительские расходы,
транспортные издержки и т.д.).
Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом
организации (ст. 168 ТК РФ).
Порядок выплаты суточных при командировках по территории РФ.
- Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным актом организации
(п. 11 Положения о командировках,
ст. 168 ТК РФ). На каждый регион РФ
допускается устанавливать свой лимит суточных.
- При командировках в местность, откуда работник (исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы) имеет
возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются
(п. 11 Положения
о командировках).
- Суточные выплачиваются за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за каждый день в пути
(п. 11 Положения
о командировках).
- Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки. В случае
проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте или на транспорте,
находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается
в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование
указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, квитанции, кассовые чеки и др.)
(п. 7 Положения о командировках).
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности), среднего заработка за период нахождения
в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути
(ст. 167 ТК РФ,
п. 9 Положения о командировках).
По возвращении из командировки работник в течение трех рабочих дней обязан предоставить работодателю авансовый отчет об израсходованных
в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему авансу на командировочные расходы с приложением подтверждающих расходы
документов (п. 26 Положения о командировках).
Подробнее о направлении работников в командировки см.
здесь.
Бухгалтерский учет
Денежные средства, выданные организацией под отчет работникам, расходом не признаются, т.к. не соответствуют критериям признания расходов, установленным
п. 2 ПБУ 10/99,
и отражаются в составе дебиторской задолженности.
В общем случае расходы на служебные командировки работников (в т.ч. суточные) учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности
на дату утверждения авансового отчета
(п. 5,
7,
16,
18 ПБУ 10/99).
При этом затраты, связанные с оплатой услуг кредитных организаций, относятся к прочим расходам
(п. 11 ПБУ 10/99).
Расходы на командировку включаются в стоимость активов - капитальных вложений (а впоследствии - основных средств, нематериальных активов),
запасов, финансовых вложений, если такая командировка непосредственно связана с приобретением, созданием соответствующего актива
(п. 5,
пп. "з" п. 10,
пп. "ж" п. 16,
п. 18 ФСБУ 26/2020,
п. 3,
10,
пп. "е" п. 11,
пп. "б" п. 18 ФСБУ 5/2019,
п. 13 ФСБУ 14/2022,
п. 4,
12 ФСБУ 6/2020,
п. 2,
9 ПБУ 19/02).
Налоговый учет
Выдача под отчет денежных средств и возврат их в кассу (на расчетный счет) организации не признается расходом или доходом организации для целей
учета налога на прибыль.
В целях исчисления налога на прибыль командировочные расходы признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на дату
утверждения авансового отчета при условии их обоснованности и документального подтверждения
(пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ,
пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Расходы на командировку могут учитываться в составе затрат на приобретение основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов,
если она связана с их приобретением (п. 1 ст. 257,
п. 3 ст. 257,
п. 2 ст. 254 НК РФ).
В командировочные расходы при условии их обоснованности и документального подтверждения включаются
(п. 1 ст. 252 НК РФ,
пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина РФ от 15.01.2019 № 03-03-06/1456,
от 17.01.2019 № 03-03-07/1837):
- расходы на проезд работника до места командировки и обратно, в том числе:
- стоимость билетов, в том числе стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности с включенной в нее стоимостью дополнительных
сервисных услуг (сервисные сборы, плата за пользование постельными принадлежностями, стоимость услуг посредника по оформлению билетов и т.п.) (письмо ФНС России
от 29.04.2021 № СД-4-3/5943@, письмо Минфина России
от 19.06.2017 № 03-03-06/1/37945).
При этом стоимость питания, выделенную отдельной строкой в проездном документе, учесть для целей исчисления налога на прибыль нельзя (письмо Минфина России
от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976);
- оплата стоимости услуг VIP-залов, если эти расходы являются экономически обоснованными и предусмотрены коллективным договором
или локальным нормативным актом (письма Минфина России
от 05.03.2014 № 03-03-10/9545,
от 25.10.2013 № 03-04-06/45215).
- стоимость билетов, в том числе стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности с включенной в нее стоимостью дополнительных
- стоимость проезда в общественном транспорте, в такси и расходы на аренду автомобиля в командировке, если эти расходы предусмотрены коллективным
договором или локальным нормативным
актом (письма Минфина России от 25.03.2020 № 03-03-07/23568,
от 02.03.2017 № 03-03-07/11901,
от 28.06.2016 № 03-04-06/37671,
от 21.07.2011 № 03-03-06/4/80, письмо УФНС России по г. Москве
от 28.01.2019 № 13-11/011687@);
- затраты на наем жилого помещения, в том числе оплата дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание
в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими
подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы;
- суточные в размере, установленном коллективным договором или иным локальным нормативным актом организации.
Вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы
на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), признаваемым в целях налога на прибыль организаций
(п. 7 ст. 171 НК РФ). НДС по ним принимается к вычету на основании счетов-фактур
и подтверждающих фактическую уплату налога документов (в том числе кассового чека с выделенной суммой НДС) либо на основании иных документов – бланков строгой
отчетности с выделенной отдельной строкой суммой НДС (билет, маршрут-квитанция (контрольный купон) электронного билета, БСО гостиницы)
(п. 1 ст. 172 НК РФ,
п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением Правительства РФ
от 26.12.2011 № 1137, письмо ФНС России от 09.01.2017 № СД-4-3/2@, письма
Минфина России от 10.10.2024 № 03-07-11/98634,
от 14.02.2022 № 03-04-06/9883).
Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами возмещаемые работнику командировочные расходы
(п. 1 ст. 217 НК РФ,
п. 2 ст. 422 НК РФ):
- суточные в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в командировке
за пределами территории РФ.
- фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на командировки:
- проезд до места назначения и обратно;
- сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
- проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
- провоз багажа;
- наём жилого помещения;
- оплата услуг связи;
- получение и регистрация служебного заграничного паспорта, получение виз;
- связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
- проезд до места назначения и обратно;
- расходы на наем жилого помещения в размере 700 рублей за каждый день
нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый
день нахождения в заграничной командировке, если они документально не
подтверждены (применяется только для НДФЛ, так как в отличие от
п. 1
ст. 217 НК РФ,
п. 2
ст. 422 НК РФ
не содержит положений, предусматривающих возможность освобождения в пределах
установленных норм расходов на проживание в командировке, которые не
подтверждены документально; при отсутствии документов расходы на проживание
облагаются страховыми взносами в полном размере).
Сверхнормативные суточные и документально не подтвержденные расходы на проживание (превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. для
командировок за границу), а также другие расходы, не подтвержденные документально и (или) не поименованные в
п. 1 ст. 217 НК РФ,
облагаются НДФЛ. Для целей исчисления НДФЛ датой фактического получения доходов по командировочным расходам является последний день месяца, в котором утвержден
авансовый отчет после возвращения работника из командировки
(пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Аналогичным образом сверхнормативные суточные и другие расходы, не подтвержденные документально (включая расходы на проживание в полном объеме) и
(или) не поименованные в
п. 2 ст. 422 НК РФ,
облагаются страховыми взносами.
В программе "1С:Бухгалтерия 8"
Операции, связанные с командировкой на территории РФ, отражаются документами:
- "Выдача наличных" или "Списание с расчетного счета" - выдача подотчетных
сумм;
- "Авансовый отчет" с видом операции "Авансовый отчет" или "Авансовый
отчет по командировке" - признание в расходах затрат, осуществленных за счет
подотчетных средств;
- "Поступление наличных" или "Поступление на расчетный счет" - возврат
неиспользованных подотчетных сумм.
Пошаговая инструкция:
