Оплата работ (услуг) через подотчетное лицо (кассовый чек без счета-фактуры)
Внимание
С 01.01.2025 общая ставка налога на прибыль увеличена с 20% до 25%
(п. 1 ст. 284 НК РФ в ред. Федерального закона от 12.07.2024 № 176-ФЗ).
Организация может выдавать сотрудникам (или иным лицам, с которыми у организации заключены гражданско-правовые договоры) наличные денежные средства под отчет
для приобретения запасов, оплаты услуг, на служебные командировки и др.
Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем организации, представить авансовый отчет по форме № АО-1 или по форме, утвержденной организацией,
о произведенных расходах с приложением к нему подтверждающих документов
(абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания, утв. Банком России 11.03.2014 № 3210-У).
На основании утвержденного руководителем авансового отчета отражаются в учете приобретенные ТМЦ, выполненные работы, оказанные услуги, а также производятся
расчеты с подотчетным лицом. Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации (перечисляет на расчетный счет организации),
перерасход средств компенсирует организация (выдает из кассы или перечисляет на банковский счет подотчетного лица).
При наличных расчетах с контрагентами юрлицами и ИП сумма расчета не может превышать 100 000,00 руб. по одному договору (указание ЦБ РФ
от 09.12.2019 № 5348-У).
Денежные средства, выданные организацией под отчет работникам, расходом не признаются, т. к. не соответствуют критериям признания расходов,
установленным п. 2 ПБУ 10/99, и отражаются в составе дебиторской
задолженности.
Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, при наличии соответствующих условий для их признания, а именно на дату акта выполненных
работ (оказанных услуг), если поставщик выставил документы на организацию (работник предъявил поставщику доверенность), либо на дату утверждения авансового отчета
(по командировочным, представительским и аналогичным расходам, а также в случаях, когда документы на организацию не выставлялись)
(п. 16,
п. 18 ПБУ 10/99).
Расчеты с подотчетными лицами отражаются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (если подотчетное лицо является работником организации по
трудовому договору) или на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (если с подотчетным лицом заключен гражданско-правовой договор).
Отражение на счетах бухгалтерского учета (проводки):
В целях налога на прибыль выдача под отчет денежных средств и возврат их в кассу (на расчетный счет) организации не признается расходом (доходом) организации.
Расходы в целях налога на прибыль признаются, только если они экономически обоснованные, документально подтвержденные и направлены на получение дохода
(п. 1 ст. 252 НК РФ).
Датой признания расходов является:
НДС по приобретенным товарам (работам, услугам) организация может принять к вычету в общем порядке
(п. 1,
2 ст. 171 и
п. 1 ст. 172 НК РФ), т. е. при наличии счета-фактуры, предъявленного поставщиком (если
на работника выписана доверенность и товары (работы, услуги) приобретаются подотчетным лицом от имени организации).
При отсутствии счета-фактуры, выставленного на организацию, выделенная в кассовом чеке сумма НДС к вычету не принимается и относится на расходы, не учитываемые
для целей налогообложения (письма Минфина России от 31.08.2022 № 03-07-11/84844,
от 13.08.2018 № 03-07-11/57127).
Об удержании НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм см.
здесь.
Страховые взносы, начисленные на невозвращенную подотчетную сумму, можно учесть в прочих расходах по налогу на прибыль. Подробнее об этом см.
здесь.
Используются документы:
Пошаговая инструкция:
С 01.01.2025 общая ставка налога на прибыль увеличена с 20% до 25%
(п. 1 ст. 284 НК РФ в ред. Федерального закона от 12.07.2024 № 176-ФЗ).
Организация может выдавать сотрудникам (или иным лицам, с которыми у организации заключены гражданско-правовые договоры) наличные денежные средства под отчет
для приобретения запасов, оплаты услуг, на служебные командировки и др.
Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем организации, представить авансовый отчет по форме № АО-1 или по форме, утвержденной организацией,
о произведенных расходах с приложением к нему подтверждающих документов
(абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания, утв. Банком России 11.03.2014 № 3210-У).
На основании утвержденного руководителем авансового отчета отражаются в учете приобретенные ТМЦ, выполненные работы, оказанные услуги, а также производятся
расчеты с подотчетным лицом. Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации (перечисляет на расчетный счет организации),
перерасход средств компенсирует организация (выдает из кассы или перечисляет на банковский счет подотчетного лица).
При наличных расчетах с контрагентами юрлицами и ИП сумма расчета не может превышать 100 000,00 руб. по одному договору (указание ЦБ РФ
от 09.12.2019 № 5348-У).
Бухгалтерский учет
Денежные средства, выданные организацией под отчет работникам, расходом не признаются, т. к. не соответствуют критериям признания расходов,
установленным п. 2 ПБУ 10/99, и отражаются в составе дебиторской
задолженности.
Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, при наличии соответствующих условий для их признания, а именно на дату акта выполненных
работ (оказанных услуг), если поставщик выставил документы на организацию (работник предъявил поставщику доверенность), либо на дату утверждения авансового отчета
(по командировочным, представительским и аналогичным расходам, а также в случаях, когда документы на организацию не выставлялись)
(п. 16,
п. 18 ПБУ 10/99).
Расчеты с подотчетными лицами отражаются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (если подотчетное лицо является работником организации по
трудовому договору) или на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (если с подотчетным лицом заключен гражданско-правовой договор).
Отражение на счетах бухгалтерского учета (проводки):
| Дебет счета | Кредит счета | Содержание операции |
| 71 | 50 (51) | Выданы денежные средства подотчетному лицу |
| Расчеты с контрагентом от имени организации, документы выставлены на организацию | ||
| 26 (20, 25, 44 и др.) | 60 | Учтена в расходах стоимость работ (услуг), выполненных (оказанных) через подотчетное лицо (без учета НДС) |
| 19 | 60 | Учтен НДС к вычету (при наличии счета-фактуры) |
| 68.2 | 19 | Входной НДС принят к вычету |
| 60 | 71 | Произведен расчет подотчетного лица с контрагентом по приобретенным услугам (на дату утверждения авансового отчета) |
| 50 (51) 71 | 71 50 (51) | Произведен расчет с подотчетным лицом (возвращена подотчетным лицом неиспользованная сумма в кассу (на расчетный счет) организации или выплачена подотчетному лицу излишне потраченная сумма) |
| Расчеты с контрагентом от имени подотчетного лица | ||
| 26 (20, 25, 44 и др.) | 71 | Учтена в расходах стоимость работ (услуг), выполненных (оказанных) через подотчетное лицо (без учета НДС) |
| 19 | 71 | Учтена сумма НДС, выделенная в кассовом чеке |
| 91 | 19 | Списана сумма НДС, выделенная в кассовом чеке |
| 50 (51) 71 | 71 50 (51) | Произведен расчет с подотчетным лицом (возвращена подотчетным лицом неиспользованная сумма в кассу (на расчетный счет) организации или выплачена подотчетному лицу излишне потраченная сумма) |
Налоговый учет
В целях налога на прибыль выдача под отчет денежных средств и возврат их в кассу (на расчетный счет) организации не признается расходом (доходом) организации.
Расходы в целях налога на прибыль признаются, только если они экономически обоснованные, документально подтвержденные и направлены на получение дохода
(п. 1 ст. 252 НК РФ).
Датой признания расходов является:
- дата утверждения авансового отчета, если подотчетное лицо рассчитывалось от своего имени (командировки, содержание служебного транспорта, представительские
и аналогичные расходы) (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ),
- дата акта выполненных работ (оказанных услуг), если подотчетное лицо рассчитывалось от имени организации, предъявив контрагенту доверенность, и документы
выставлены на организацию.
НДС по приобретенным товарам (работам, услугам) организация может принять к вычету в общем порядке
(п. 1,
2 ст. 171 и
п. 1 ст. 172 НК РФ), т. е. при наличии счета-фактуры, предъявленного поставщиком (если
на работника выписана доверенность и товары (работы, услуги) приобретаются подотчетным лицом от имени организации).
При отсутствии счета-фактуры, выставленного на организацию, выделенная в кассовом чеке сумма НДС к вычету не принимается и относится на расходы, не учитываемые
для целей налогообложения (письма Минфина России от 31.08.2022 № 03-07-11/84844,
от 13.08.2018 № 03-07-11/57127).
Об удержании НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм см.
здесь.
Страховые взносы, начисленные на невозвращенную подотчетную сумму, можно учесть в прочих расходах по налогу на прибыль. Подробнее об этом см.
здесь.
В программе "1С:Бухгалтерия 8"
Используются документы:
- "Выдача наличных" или "Списание с расчетного счета" – для выдачи подотчетных средств;
- "Авансовый отчет" – для учета расчетов с подотчетным лицом по выданным под отчет средствам;
- "Поступление (акт, накладная, УПД)" с видом операции "Акт (услуги, УПД)" – для отражения расходов на выполненные работы (оказанные услуги), если подотчетное
лицо рассчитывалось от имени организации;
- "Поступление наличных" или "Поступление на расчетный счет" – для возврата подотчетным лицом неиспользованных подотчетных средств.
Пошаговая инструкция:
