Инвентаризация наличных денежных средств и денежных документов в кассе
Обязанность проведения инвентаризации активов и обязательств установлена ст.
11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон № 402-ФЗ).
Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации определяются организацией самостоятельно, за исключением обязательного проведения инвентаризации
(ч. 3 ст. 11 Закона № 402-ФЗ).
Случаи, сроки, порядок обязательного проведения инвентаризации активов и обязательств установлены
ФСБУ 28/2023 Инвентаризация", утв. приказом Минфина России от
13.01.2023 № 4н.
В частности, инвентаризация денежных средств в кассе обязательна:
Обязательная инвентаризация денежных средств в кассе проводится:
Конкретный срок проведения инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии утверждаются приказом руководителя организации.
Подробно об основных принципах и подходах к проведению инвентаризации см. здесь.
Если выявлена недостача денежных средств в кассе организации, работодатель обязан провести проверку для установления размера
причиненного ущерба и причин его возникновения и затребовать письменные объяснения с материально ответственного работника
(ч. 2 ст. 247 ТК РФ). Взыскание причиненного ущерба
с виновного работника производится по распоряжению работодателя в сумме, не превышающей его среднемесячного заработка
(ст. 241,
ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Распоряжение об удержании должно
быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба
(ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Если месячный срок истек или
работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, а сумма ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его
средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только в судебном порядке
(ч. 2 ст. 248 ТК РФ).
Размер удержаний при каждой выплате заработной платы в общем случае не может превышать 20 процентов после удержания НДФЛ
(ст. 138 ТК РФ, письмо Минздравсоцразвития России
от 16.11.2011 № 22-2-4852).
Работник может добровольно полностью или частично возместить сумму причиненного ущерба. В этом случае он должен предоставить
работодателю письменное обязательство с указанием конкретных сроков платежей. По соглашению сторон возможно погашение ущерба с
рассрочкой платежа (ч. 4 ст. 248 ТК РФ).
Инвентаризация наличных денежных средств и денежных документов проводится по местонахождению этих активов и каждому материально ответственному
лицу при обязательном присутствии материально ответственных лиц. Не допускается определять фактическое наличие активов со слов материально
ответственных лиц или по данным регистров бухгалтерского учета (п. 23
ФСБУ 28/2023).
Инвентаризация денежных средств и денежных документов в кассе предусматривает следующие действия.
Перед началом инвентаризации инвентаризационная комиссия получает от кассира (п.
26, 27 ФСБУ 28/2023):
Для оформления результатов инвентаризации можно разработать собственные формы (с учетом требований к документальному оформлению операций, предусмотренных
ст. 9 Закона № 402-ФЗ,
ФСБУ 27/2021) или использовать унифицированные формы:
Если в результате инвентаризации выявлены отклонения необходимо составить сличительные ведомости (при использовании унифицированных
форм № ИНВ-15 и
№ ИНВ-16 отдельные сличительные ведомости не требуются).
Выявленные при инвентаризации расхождения регистрируются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую
проводилась инвентаризация. В частности, при составлении годовой бухгалтерской отчетности, на последний календарный день отчетного года
(ч. 4 ст. 11 Закона № 402-ФЗ,
п. 10 ФСБУ 28/2023).
Расхождения между фактическим наличием денежных средств и денежных документов и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем
порядке:
Обратите внимание! При отражении в учете излишков и недостач следует принимать во внимание причину их образования. Если причина в неправильном отражении (не
отражении) фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности организации, то такую ситуацию следует квалифицировать как
ошибку, которая подлежит отражению в учете в порядке, установленном ПБУ 22/2010.
На денежные средства и денежные документы в кассе, которые не были учтены, составляются отдельные документы инвентаризации
(п. 32 ФСБУ 28/2023).
По всем случаям выявления расхождений при инвентаризации при необходимости можно запросить у материально-ответственных лиц документы и пояснения о причинах
выявленных отклонений.
Стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом организации в том отчетном периоде, в котором они
выявлены (п. 20 ст. 250,
п. 1 ст. 271 НК РФ).
Недостачи, выявленные при инвентаризации, для целей исчисления налога на прибыль учитываются следующим образом:
если виновное лицо не установлено и у организации отсутствует подтверждающий документ, выданный уполномоченным государственным органом, то сумма недостачи
не учитывается в расходах для целей налога на прибыль.
Для отражения результатов инвентаризации наличных денежных средств и денежных документов используется документ "Инвентаризация кассы".
Пошаговая инструкция:
11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон № 402-ФЗ).
Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации определяются организацией самостоятельно, за исключением обязательного проведения инвентаризации
(ч. 3 ст. 11 Закона № 402-ФЗ).
Случаи, сроки, порядок обязательного проведения инвентаризации активов и обязательств установлены
ФСБУ 28/2023 Инвентаризация", утв. приказом Минфина России от
13.01.2023 № 4н.
В частности, инвентаризация денежных средств в кассе обязательна:
- перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (пп.
"а" п. 15 ФСБУ 28/2023);
- при смене материально-ответственного лица (пп. "в" п. 15 ФСБУ
28/2023);
- при обнаружении фактов утраты ценностей, хранящихся в кассе (пп.
"д" п. 15 ФСБУ 28/2023).
Обязательная инвентаризация денежных средств в кассе проводится:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности на отчетную дату, то есть на 31 декабря отчетного года
(пп. "а" п. 16 ФСБУ 28/2023);
- при смене материально-ответственного лица по состоянию на день приемки-передачи дел
(пп. "в" п. 16 ФСБУ 28/2023);
- при обнаружении фактов утраты ценностей, хранящихся в кассе непосредственно при установлении такого факта
(пп. "д" п. 16 ФСБУ 28/2023).
Конкретный срок проведения инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии утверждаются приказом руководителя организации.
Подробно об основных принципах и подходах к проведению инвентаризации см. здесь.
Если выявлена недостача денежных средств в кассе организации, работодатель обязан провести проверку для установления размера
причиненного ущерба и причин его возникновения и затребовать письменные объяснения с материально ответственного работника
(ч. 2 ст. 247 ТК РФ). Взыскание причиненного ущерба
с виновного работника производится по распоряжению работодателя в сумме, не превышающей его среднемесячного заработка
(ст. 241,
ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Распоряжение об удержании должно
быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба
(ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Если месячный срок истек или
работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, а сумма ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его
средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только в судебном порядке
(ч. 2 ст. 248 ТК РФ).
Размер удержаний при каждой выплате заработной платы в общем случае не может превышать 20 процентов после удержания НДФЛ
(ст. 138 ТК РФ, письмо Минздравсоцразвития России
от 16.11.2011 № 22-2-4852).
Работник может добровольно полностью или частично возместить сумму причиненного ущерба. В этом случае он должен предоставить
работодателю письменное обязательство с указанием конкретных сроков платежей. По соглашению сторон возможно погашение ущерба с
рассрочкой платежа (ч. 4 ст. 248 ТК РФ).
Бухгалтерский учет
Инвентаризация наличных денежных средств и денежных документов проводится по местонахождению этих активов и каждому материально ответственному
лицу при обязательном присутствии материально ответственных лиц. Не допускается определять фактическое наличие активов со слов материально
ответственных лиц или по данным регистров бухгалтерского учета (п. 23
ФСБУ 28/2023).
Инвентаризация денежных средств и денежных документов в кассе предусматривает следующие действия.
- Проверка наличных денежных средств. В этих целях поштучно пересчитываются все денежные знаки, находящиеся в кассе и сравнивается полученный
результат с данными бухгалтерского учета.
- Проверка наличия денежных документов, отраженных на счетах учета денежных средств (почтовые марки, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории,
авиа- и железнодорожные билеты, карты оплаты услуг связи, топливные карты и др.). В этих целях определяется количество денежных документов, сверяются их
реквизиты и стоимость с учетными данными.
Перед началом инвентаризации инвентаризационная комиссия получает от кассира (п.
26, 27 ФСБУ 28/2023):
- не переданные в бухгалтерию приходные и расходные кассовые ордера;
- расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на деньги и ценности, фактическое наличие которых проверяется,
сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все деньги и ценности, поступившие в кассу, оприходованы, а выбывшие - списаны.
Для оформления результатов инвентаризации можно разработать собственные формы (с учетом требований к документальному оформлению операций, предусмотренных
ст. 9 Закона № 402-ФЗ,
ФСБУ 27/2021) или использовать унифицированные формы:
- акт инвентаризации наличных денежных средств
(ИНВ-15)
- инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой
отчетности (ИНВ-16).
Если в результате инвентаризации выявлены отклонения необходимо составить сличительные ведомости (при использовании унифицированных
форм № ИНВ-15 и
№ ИНВ-16 отдельные сличительные ведомости не требуются).
Выявленные при инвентаризации расхождения регистрируются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую
проводилась инвентаризация. В частности, при составлении годовой бухгалтерской отчетности, на последний календарный день отчетного года
(ч. 4 ст. 11 Закона № 402-ФЗ,
п. 10 ФСБУ 28/2023).
Расхождения между фактическим наличием денежных средств и денежных документов и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем
порядке:
- недостача относится на счет виновных лиц, а если виновные не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то списывается на уменьшение
финансовых результатов деятельности организации (пп. "б" п. 12 ФСБУ
28/2023):
- Дт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кт 50 "Касса";
- Дт 91.2 (73.2) "Прочие расходы" ("Расчеты по возмещению материального ущерба") Кт 94 "Недостачи и потери от порчи
ценностей".
- Дт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кт 50 "Касса";
- излишки увеличивают финансовый результат деятельности организации (относятся на доходы)
(пп. "а" п. 12 ФСБУ 28/2023):
- Дт 50 "Касса" Кт 91.1 "Прочие доходы".
- Дт 50 "Касса" Кт 91.1 "Прочие доходы".
Обратите внимание! При отражении в учете излишков и недостач следует принимать во внимание причину их образования. Если причина в неправильном отражении (не
отражении) фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности организации, то такую ситуацию следует квалифицировать как
ошибку, которая подлежит отражению в учете в порядке, установленном ПБУ 22/2010.
На денежные средства и денежные документы в кассе, которые не были учтены, составляются отдельные документы инвентаризации
(п. 32 ФСБУ 28/2023).
По всем случаям выявления расхождений при инвентаризации при необходимости можно запросить у материально-ответственных лиц документы и пояснения о причинах
выявленных отклонений.
Налоговый учет
Стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом организации в том отчетном периоде, в котором они
выявлены (п. 20 ст. 250,
п. 1 ст. 271 НК РФ).
Недостачи, выявленные при инвентаризации, для целей исчисления налога на прибыль учитываются следующим образом:
- если виновное лицо установлено – во внереализационных расходах на дату признания суммы ущерба виновным лицом или вступления в силу решения суда о взыскании
с виновного суммы ущерба с одновременным признанием этой же суммы во внереализационных доходах
(п. 3 ст. 250,
пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ);
- если виновное лицо не установлено – во внереализационных расходах на дату документа уполномоченного государственного органа, подтверждающего,
что виновные лица не установлены (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ);
если виновное лицо не установлено и у организации отсутствует подтверждающий документ, выданный уполномоченным государственным органом, то сумма недостачи
не учитывается в расходах для целей налога на прибыль.
В программе "1С:Бухгалтерия 8"
Для отражения результатов инвентаризации наличных денежных средств и денежных документов используется документ "Инвентаризация кассы".
Пошаговая инструкция:
