Приобретение запасов подотчетным лицом (расчетные документы и счет-фактура на организацию)
Организация может выдавать сотрудникам (или иным лицам, с которыми у
организации заключены гражданско-правовые договоры) наличные денежные средства под отчет для приобретения ТМЦ, оплаты услуг, на служебные командировки и др.
Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем организации, представить авансовый отчет по форме № АО-1 или по форме, утвержденной организацией,
о произведенных расходах с приложением к нему подтверждающих документов
(абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания, утв. Банком России 11.03.2014 № 3210-У).
На основании утвержденного руководителем авансового отчета отражаются в учете приобретенные ТМЦ, выполненные работы, оказанные услуги, а также производятся расчеты с подотчетным лицом. Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации (перечисляет на расчетный счет организации), перерасход
средств компенсирует организация (выдает из кассы или перечисляет на банковский счет подотчетного лица).
При наличных расчетах с контрагентами-юрлицами и ИП сумма расчета не может превышать 100 000,00 руб. по одному договору (указание ЦБ РФ
от 09.12.2019 № 5348-У).
Приобретенные подотчетным лицом запасы принимаются в организации к учету по
фактической стоимости их приобретения без учета НДС (пп. "а" п. 3,
п. 9,
пп. "а" п. 11,
п. 12 ФСБУ 5/2019
"Запасы") на дату:
Отражение расчетов с работником на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в
случае, когда расчетные документы выставлены на
организацию, производится на
дату утверждения авансового отчета. Если подотчетное лицо не является работником организации, вместо счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
используется счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
Отражение на счетах бухгалтерского учета (проводки):
Для целей налога на прибыль стоимость запасов определяется
исходя из цен их приобретения (за минусом НДС и акцизов) и иных затрат, связанных с приобретением
(п. 2 ст. 254 НК РФ).
НДС при наличии счета-фактуры, выставленного на организацию, при приобретении запасов
через подотчетное лицо принимается к вычету в общеустановленном порядке
(п. 2 ст. 171,
п. 1 ст. 172 НК РФ).
Приобретение запасов подотчетным лицом в случае, когда расчетные документы
выставляются на имя организации, отражается с помощью документов:
Пошаговая инструкция:
организации заключены гражданско-правовые договоры) наличные денежные средства под отчет для приобретения ТМЦ, оплаты услуг, на служебные командировки и др.
Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем организации, представить авансовый отчет по форме № АО-1 или по форме, утвержденной организацией,
о произведенных расходах с приложением к нему подтверждающих документов
(абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания, утв. Банком России 11.03.2014 № 3210-У).
На основании утвержденного руководителем авансового отчета отражаются в учете приобретенные ТМЦ, выполненные работы, оказанные услуги, а также производятся расчеты с подотчетным лицом. Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации (перечисляет на расчетный счет организации), перерасход
средств компенсирует организация (выдает из кассы или перечисляет на банковский счет подотчетного лица).
При наличных расчетах с контрагентами-юрлицами и ИП сумма расчета не может превышать 100 000,00 руб. по одному договору (указание ЦБ РФ
от 09.12.2019 № 5348-У).
Бухгалтерский учет
Приобретенные подотчетным лицом запасы принимаются в организации к учету по
фактической стоимости их приобретения без учета НДС (пп. "а" п. 3,
п. 9,
пп. "а" п. 11,
п. 12 ФСБУ 5/2019
"Запасы") на дату:
- передачи их подотчетным лицом в организацию - в случае, когда
подотчетное лицо приобретает и оплачивает запасы от имени организации,
соответственно расчетные документы (товарная накладная, счет-фактура)
выставлены на организацию;
- дату утверждения авансового отчета - в случае, когда подотчетное лицо
приобретает и оплачивает запасы от своего имени.
Отражение расчетов с работником на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в
случае, когда расчетные документы выставлены на
организацию, производится на
дату утверждения авансового отчета. Если подотчетное лицо не является работником организации, вместо счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
используется счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
Отражение на счетах бухгалтерского учета (проводки):
| Дебет счета | Кредит счета | Содержание операции |
| 71 | 50 (51) | Выданы денежные средства подотчетному лицу |
| Приобретение запасов подотчетным лицом от имени организации (расчетные документы выставлены на организацию) | ||
| 10 (41 и др.) | 60 | Приняты к учету запасы, приобретенные через подотчетное лицо (без учета НДС) |
| 19 | 60 | Учтен НДС к вычету (при наличии счета-фактуры) |
| 60 | 71 | Произведен расчет с подотчетным лицом по приобретенным запасам (на дату утверждения авансового отчета) |
| Приобретение запасов подотчетным лицом от своего имени | ||
| 10 | 71 | Приняты к учету запасы, приобретенные через подотчетное лицо (без учета НДС) |
| 91 | 71 | Учтен выделенный в кассовом чеке НДС |
Налоговый учет
Для целей налога на прибыль стоимость запасов определяется
исходя из цен их приобретения (за минусом НДС и акцизов) и иных затрат, связанных с приобретением
(п. 2 ст. 254 НК РФ).
НДС при наличии счета-фактуры, выставленного на организацию, при приобретении запасов
через подотчетное лицо принимается к вычету в общеустановленном порядке
(п. 2 ст. 171,
п. 1 ст. 172 НК РФ).
В программе "1С:Бухгалтерия 8"
Приобретение запасов подотчетным лицом в случае, когда расчетные документы
выставляются на имя организации, отражается с помощью документов:
- "Поступление (акт, накладная, УПД)" с видом операции "Товары
(накладная, УПД)"
– для принятия к учету приобретенных запасов;
- "Авансовый отчет" - для учета расчетов с подотчетным лицом по
выданным под отчет средствам для приобретения запасов.
Пошаговая инструкция:
