Справочник хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8

Трудовые книжки ведутся работодателем на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, в течение всего срока действия трудового договора по
основному месту работы (ст. 66 ТК РФ).

С 01.01.2021 на работников, впервые поступающих на работу, бумажные трудовые книжки не оформляются, сведения об их трудовой деятельности работодатель
оформляет и представляет в СФР в электронном виде (п. 8 ст. 2 Федерального закона
от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, на которых бумажные трудовые книжки были заведены до 01.01.2021 вправе выбрать способ ведения своей трудовой книжки - в электронном виде в
соответствии со ст. 66.1 ТК РФ или в бумажном виде в соответствии со
ст. 66 ТК РФ (п.
2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Если работник выбрал бумажную трудовую книжку, в дальнейшем в любой момент он может перейти на электронный формат. Вернуться к
бумажной трудовой книжке после выбора электронной будет уже нельзя.

Вне зависимости от выбора работника работодатель обязан подавать сведения о его трудовой деятельности в СФР в электронном виде
(ст. 66.1 ТК РФ).

Если работник выбрал бумажную трудовую книжку, то это право сохраняется за ним и при последующем трудоустройстве к другим работодателям
(п. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены Приказом Минтруда России от
19.05.2021 № 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек" (далее – Правила).

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее
(п. 44 Правил).

Работодатель может приобретать бланки трудовой книжки и вкладышей в нее непосредственно у их изготовителя (АО "Гознак") либо распространителей,
информация о которых размещается на официальном сайте изготовителя в информационно-телекоммуникационной
сети "Интернет" (п. 6 Приказ Минфина России от 11.04.2022 № 55н).

Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них
(п. 42 Правил).

Из п. 41 Правил косвенно следует, что в общем случае при выдаче трудовой
книжки и вкладышей с работника может взиматься плата.

В случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка
оплачивается работодателем (п. 45 Правил). Поскольку прямой нормы в отношении
обязанности работника компенсировать стоимость выданной ему трудовой книжки или вкладыша в нее нет, в локальном нормативном акте можно предусмотреть
возможность выдачи трудовых книжек безвозмездно и по иным основаниям.

Бухгалтерский учет​

Порядок бухгалтерского учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них нормативно не установлен и должен быть закреплен в учетной политике организации.

По своей экономической сути затраты на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей) не удовлетворяют критериям признания в составе запасов по
ФСБУ 5/2019, это прочие расходы, которые следует учитывать в периоде их приобретения.
Такой порядок учета также следует из письма Минфина РФ от 29.01.2008 № 07-05-06/18
(раздел "Признание аудируемым лицом расходов на приобретение трудовых книжек").

Однако в силу несущественности затрат на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей) считаем возможным учитывать их по аналогии с запасами на счете 10
"Материалы" или 41 "Товары". Этот подход следует использовать в случае, когда для целей налогового учета такие затраты учитываются в составе
материальных расходов на основании подп. 2 п. 1 ст. 254 на дату выдачи (оформления)
трудовой книжки (вкладыша) работнику. Одинаковый порядок учета в бухгалтерском и налоговом учете в данном случае соответствует требованию рациональности,
согласно которому учетная политика организации должна обеспечивать рациональное ведение бухгалтерского учета в том числе исходя из соотношения затрат на
формирование информации о конкретном объекте бухгалтерского учета и полезности (ценности) этой информации
(п. 6 ПБУ 1/2008). В этом случае стоимость бланка трудовой книжки (вкладыша)
включается в прочие расходы на дату возникновения у работника обязательства по оплате (п. 7,
п. 16 ПБУ 9/99).

Поскольку бланки трудовых книжек должны храниться в организации как бланки строгой отчетности (БСО), их количество и стоимость до
момента оформления работнику отражаются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" независимо от используемого
варианта учета (п. 41 Правил).

Плата, взимаемая с работника за выдачу (оформление) трудовой книжки (вкладыша), включается в состав прочих доходов организации на дату
возникновения у работника обязательства по оплате (п. 7,
п. 16 ПБУ 9/99).

Отражение операций на счетах бухгалтерского учета (проводки):

Налоговый учет​

Затраты на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в них соответствуют требованиям
п. 1 ст. 252 НК РФ и учитываются в расходах для целей
исчисления налога на прибыль (письмо ФНС России от 23.06.2015
№ ГД-4-3/10833@@, письмо Минфина России от
15.08.2022 № 03-03-06/3/79208). Такие затраты могут быть учтены:

• в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на основании
  пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ на дату приобретения
  бланков (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ);
  
• в составе материальных расходов на основании
  подп. 2 п. 1 ст. 254 на дату выдачи (оформления)
  трудовой книжки (вкладыша работнику) (п. 2 ст. 272 НК РФ).
  

Плата, взимаемая с работника за выдачу (оформление) трудовой книжки (вкладыша), включается в доходы организации (письма
Минфина России от 15.08.2022 № 03-03-06/3/79208,
от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818). По мнению Минфина РФ,
такие доходы следует учитывать как внереализационные в соответствии с положениями
ст. 250 НК РФ (письмо Минфина РФ от 26.09.2007 № 07-05-06/242).
В налогооблагаемую базу эти доходы включаются на дату возникновения у работника обязательства по оплате (на дату оформления работнику
трудовой книжки (вкладыша), см. пп. 3 п. 4 ст. 271 НК РФ).

По мнению Минфина РФ, выдача (оформление) работодателем работнику трудовой книжки (вкладыша) признается реализацией
(п. 1 ст. 39 НК РФ) и облагается НДС
(пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ) (письмо Минфина РФ
от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818).

Поскольку выдача бланков трудовых книжек (вкладышей к
ним) для оформления работникам является операцией, облагаемой НДС, входной НДС по принятым к учету
бланкам можно принять к вычету в обычном порядке (п. 2
ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Если в соответствии с локальными нормативными документами организации стоимость бланка оформляемой трудовой книжки (вкладыша)
не удерживается с работника, то она:

• не учитывается в расходах, включая исчисленный с реализации НДС
  (п. 16 ст. 270 НК РФ);
  
• признается доходом работника в натуральной форме и облагается НДФЛ
  (п. 1 ст. 210,
  пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ,
  письма Минфина России от 23.08.2024 № 03-04-05/79668, от 29.11.2021 №
  03-04-05/96411);
  
• рассматривается как выплата в рамках трудовых отношений и облагается страховыми взносами
  (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ,
  п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ);
  
• может рассматриваться как подарок (письмо Минфина РФ
  от 01.06.2010 № 03-04-06/6-106) и на этом основании не облагаться
  НДФЛ и страховыми взносами (п. 28 ст. 217 НК РФ,
  п. 4 ст. 420 НК РФ). Исключение составляют взносы от НС и ПЗ.
  Во избежание споров с проверяющими органами передачу работнику бланка трудовой книжки (вкладыша) в качестве подарка следует оформить
  документально.
  

В программе "1С:Бухгалтерия 8"​

Поступление бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) оформляется документом "Поступление (акт, накладная)",выдача (оформление) работнику
– документом "Реализация (акт, накладная).

Отражение трудовой книжки (как БСО) на забалансовом счете выполняется документом "Операция".

Пошаговая инструкция:

Смотрите также​